档案一站通干部人事档案管理模块符合国家《干部人事档案材料收集归档规定》。并且单位能够根据自身的管理情况,设定符合单位的管理分类架构,继而实现单位干部人事档案的高效化归集和利用。
1、自定义的管理分类架构
档案一站通为企业提供知识文档全生命周期管理解决方案,凝聚组织增值的想法、信息和知识,从而增加组织的智力资本以及提升组织绩效。
2、自定义的分类属性信息
系统具备完善的属性自定义功能,即系统能够根据单位的需要,在系统中自由的设定分类的属性信息。如人员层级的属性可设置有“姓名、性别、政治面貌、籍贯等”,文件层级的属性信息可设置为“文件名称、文件编号、文件日期等”。通过自由定义不同类型层级的属性,实现对不同层级的信息的细化管理,并且可通过对应的属性信息检索相应的人员档案。
3、细化的档案录入功能
系统不仅仅支持直接和打印机关联,实现将资料直接扫描上传至系统中。同时还具备批量上传文件、批量挂接和批示上传磁盘文件夹的功能。多维度的满足用户对文档上传方式的需求。
4、灵活的档案转移功能
系统具备灵活的档案转移功能。当员工发生了职位变动,如调岗、离职、或者退休,系统具有剪切、复制、粘贴的功能,也可将档案通过拖拽移动,实现了灵活的将员工的电子档案转移至其他的分类中。
6、细粒化的档案管理权限
为了能够实现不同的用户在系统中拥有不同的权限,系统具备细粒化的管理权限。管理人员可根据不同用户的职责设置用户具备不同的操作权限,继而保障系统中档案资料的完整性和安全性。避免低权重人员因权限过高导致电子档案出现泄漏或者修改的情况。
7、完善的档案借还管理体系
人事档案是员工重要的历史凭证,丢失或者损毁都会给员工及单位带来不可预测的问题。为了避免人员档案在流转过程中出现丢失或者损毁。系统提供完善的借还体系。能够同时的满足员工借阅电子档案以及档案原件等不同的情况。并且系统会记录所有发生过的借阅情况并形成相应的借阅统计表格,表格支持导出Excel进行分析。对于逾期未归还的实体档案,系统还具备到期提醒的功能,能够提醒相关人员及时的催缴和归还档案资料。
8、全面的系统安全机制
为了保障系统档案资料的安全性,系统提供多重安全机制。系统具备全局的阅读水印功能,用户在阅读文件时,系统会自动调用文档阅读器打开文件,并且在文件中形成特定的阅读水印,避免用户截屏、拍照等方式外外泄资料。
除此之外,系统灵活的权限设置和多级管理方式也为系统提供双重的安全保护。系统采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制,可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略,如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证,才能使用与自己权限相对应的功能,对用户的登录和操作都有完整的日志记载。