人力资源管理-从新手到入门（正文）

第二章 必备实用技巧

第二节 捕捉组织信息

    组织信息是HR日常管理的根基，没有这些信息，就无法准确的分析企业的现状和潜在的威胁，对于未来更加无法把控。同时对于信息的敏感度，也是HR必须修炼的技巧之一。本篇主要从HR的角度来审视组织信息

   什么是组织信息

   组织信息是企业经营管理过程中显性或隐性的能起到影响企业生存或发展的现象或征兆

   组织信息分类

   组织架构-表示企业现阶段日常信息流通和协作方式的信息

   岗位说明书-表示岗位操作指南和任职资格的信息

   员工档案-表示员工历史与现在的工作贡献和个人发展情况的信息

   资产-表示企业现阶段拥有的生产资料的信息

   组织信息采集方法

   档案法-翻阅企业历史文件资料

   询问法-通过电话、拜访、邮件等方式询问曾经在企业任职且现已离职的员工，了解企业历史信息

   面谈法-制作一张面谈表，将需要了解的信息以开放式提问的方式体现在表中，与企业现有员工面谈并详细记录

   观察法-亲临现场，通过DV或其它设备，详细的记录下所观察到的一切信息，事后，通过反复比对，找出其中的关键信息

   调查法-带上纸和笔，跟随某岗位操作者，从上班至下班，整个过程，亲身体验并详细记录了解到的所有信息，通过横向比较，找出其中的关键信息

什么时候需要采集组织信息

新加入一家企业任职时，需要通过采集组织信息，掌握企业的经营和管理现状，以此来制定管理策略

企业经营管理现状因不可控因素发生改变时，需要通过采集组织信息，掌握企业目前面临的境地，制定应对措施

企业制定发展规划时，需要通过采集组织信息，确定计划是否符合企业现状，通过掌握的信息分析计划的可行性、达成率和潜在的风险，并制定相应策略推动计划顺利执行

企业为迎合市场变化，计划实施应变措施时，需要通过采集组织信息，制定内部变化方案

注意事项

组织信息对于企业的重要性与人的健康状况一样重要，在采集的过程中，应着重收集企业现阶段的信息，并与企业现阶段的经营发展状况进行比对，结合同行业同类型企业的经营发展状况来审视本企业在市场中的竞争力，分析目前企业的健康状况，发现问题及时调整

组织架构

对现有组织架构进行分析:

管理层级是否冗余，造成信息传递时间延长或失真

岗位与岗位之间、部门与部门之间的信息传输是否畅通、清晰，处理信息消耗的时间是否在客户（内/外）要求的时间段之内

岗位之间、部门之间合作处理信息的结果，是否使客户感到满意

岗位说明书

对现有岗位进行分析:

岗位工作内容是否与企业现阶段目标契合

岗位工作职责是否与工作内容匹配

岗位拥有的权利是否能促进岗位目标的达成

岗位任职资格是否大众化，能否轻易在市场上找到匹配的任职者

岗位薪酬福利是否能吸引到相对应的人员

岗位工作负荷，在剔除人体所需，必要的休息和宽放时间之外，能否使任职人员一直处在工作状态

岗位是否制定了详细的发展规划

岗位是否存在危害任职人员身体健康的因素

岗位工作环境是否使人体处在最舒适的水平

岗位的作业流程是否清晰易懂、科学化、可视化

员工档案

对现有员工档案分析：

员工档案是否能完整的反映员工的基本情况和信息

员工档案的保存方式是否安全

员工档案是否更新及时、准确

员工档案是否记录了员工的历史贡献情况

员工档案是否能准确反映员工掌握的技能

现有人员是否能满足企业现阶段经营发展的需要

现有人员是否能满足企业未来中、短期规划所需

现有人员的技能更新迭代程度是否能满足企业经营发展所需

资产

对现有生产资料进行分析：

现有生产资料是否能满足企业当前所需

现有生产效率在同行业同类型企业中的竞争地位

现有生产进度是否能满足客户的需要

现有生产资料是否能实现企业未来中、短期规划

产品次品率是否居同行业较低水平

产品质量是否居同行业中上水平

现有产品的市场占有率是否居同行业中上水平

现有生产资料是否满足产品更新换代的需求

物料消耗情况是否统计及时、准确

后记

及时准确的掌握组织信息，有利于HR及时准确的做出应对措施，将企业经营管理风险降至最低，因此HR们应提升对组织信息的敏感度，以此来掌握第一手资料，做出适应企业发展的策略