大学毕业在校期间，档案是由学校管理的。毕业以后，由学校转给就业的单位，或者就业地人事部门。有国有企业、央企任职的，档案一般都会直接由学校转给企业的人事部门；在行政事业前段时间任职的，由学校邮寄给当地人社局人事档案管理部门；在私企任职的，或者未就业的，参加国考省考或者事业人员招考、三支一扶等政策性岗位招考的人员，在未就业之前，档案由所在地人才市场或人才服务中心代理。
党政、事业单位中在职人员，一般工作人员档案由人社局人事档案管理部门管理，包括工人和干部。党委机关和机关下属事业单位一般工作人员的档案，由组织部的档案管理部门管理。党政机构改革后，公务员和参公人员的档案，同样由组织部管理。副科级以上领导干部，和事业单位中由组织部任命的管理八级以上管理人员，他们的档案也是由组织部管理。即使在同一个地方任职，领导干部级别不同，档案管理的组织部门也不一样。
退休人员的档案，2000年以前，由单位保管，直至死亡；以后由社保局档案管理部门管理。企业退休人员，一般也是由社保部门管理的。即使职工死亡，其档案也要保留5年以上。重要人员的档案还要由档案馆长期保留。未纳入社保管理，或者企业破产的，或者是灵活就业人员退休的，档案可以在当地人事部门、档案馆、社区村镇等查询自己的档案。
