处理依据应“有法可依”
如何判断员工行为是否违纪呢？除了相关法律法规之外，最直接、最主要的判断标准当然是公司内部规章制度，因此，规章制度的合法性、合理性以及实操性在判断员工是否违纪及公司有权对其作如何处理方面尤为重要，也是公司能否依此向员工主张损害赔偿或解除劳动合同关系的关键因素。
法律规定
《劳动合同法》第四条 用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。 在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
规定解读
企业有自己的用工管理自主权，但需同时做好相应的规章制度。
相关规章制度的制订除需按照《劳动合同法》第四条规定依法履行民主程序外，还应依法向劳动者告知或公示，并注意保留履行民主程序及告知的相关证据，否则根据相关法律规定，日后发生纠纷时，该等规章制度将对违纪员工没有法律约束力。
此外，更重要的是，规章制度内容要明确、具体、合法、合理，并具备可操作性(即根据不同行业、不同部门、不同岗位的实际情况及特性制订不同的管理制度，并做到细化和量化的标准)，对于相关法律、法规规定的诸如“严重”、“重大”有明确量化。
操作建议
当发现员工出现违纪行为时：1、首先，应注意核实是否有员工违纪的相关证据，如否，需先进行相关证据的搜集，并且及时将证据保留存档，为将来产生损害赔偿或解除劳动合同关系等提供证据支持；
2、其次，查看相关规章制度或管理规定，以确定是否具备可对该员工该等行为进行处罚的相关“依据”（前提是该等规章制度必须依法履行了民主程序并向劳动者进行了告知）；
3、如没有相关规章制度“依据”，需进一步核实是否具备相关法律法规“依据”。综上，当员工出现违纪行为时，企业首先要做的，应该是确定是否“有法可依”，即是否具备对该违纪员工进行处罚的相关法律依据或规章制度依据，这是前提。
处理方式应“先礼后兵”
为避免矛盾激化而导致更高的风险，处理违纪员工时，要先经过调查、访谈，以判定员工是否有过错，是否构成违纪。在经过调查确定员工构成违纪并决定对员工做出处理时，建议先由相关责任人和员工做一次面谈，将处理决定和理由向其作充分说明。
面谈注意事项
1、在与违纪员工面谈时，可先肯定违纪员工的优点，从而引出其缺点与错误所在，并且加以批评教育；
2、在指出违纪员工错误行为时，要有相关的事实证据或理由及相关法律、规章制度依据，以让其心服口服；
3、要注意防止员工因情绪激动当场撕毁相关证据，故面谈时不要向违纪员工提供证据原件；
4、注意选择面谈的时机，控制谈话的过程，和控制时间及注意员工的情绪，最大化地避免矛盾激化； 5、面谈时要努力倾听对方并做出适当的反应，但不要轻易做出任何非面谈人职责范围内的承诺或确认； 6、需注意避免员工就面谈内容进行录音，对相关材料进行拍照。事件调查
在对员工违纪行为进行调查分析时，要通过多渠道调查了解真实情况，必要时建议由相关证明人就其陈述内容进行书面确认。同时，还应注意给当事人机会以说明经过原委，给予其申诉辩白的机会，并尽量要求其出具书面确认文件。对于不是很配合的违纪员工，可考虑对其进行电话录音。 综上，在对员工违纪处理时，为了避免在日后双方产生纠纷时，企业处罚依据合法条件缺失、违纪证据不充分等问题，企业应当在日常管理过程中设置详细有效的规章制度，并且依法予以公示；对违纪处理程序形成可行性的书面文件；并保留相关证据，以实现公司的高效管理，并控制企业的用工风险。
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