在“信息化助力高校师资队伍建设研讨会”天津站的活动现场，天津财经大学人事处副处长单喆老师、天津科技大学人事处副处长田罡老师各自为大家分享了学校人事处工作面临的困境、人事信息化建设历程和成果、对人事信息化的设想等。本文节选自现场分享实录。
“高校的综合改革和人事改革面临着很多挑战和问题，需要从体制机制和政策制定方面去共同努力和促进其发展。在具体工作操作过程当中，在现有管理模式之下，会存在一些问题。”
人事处内部缺少统筹协调与合作
第一，人事处内部缺少统筹协调与合作。人事处各科室的工作条块分割比较明确，科室之间缺少相互制约和合作。比如说有的科室做出来的最后的名单，可能存在信息上的错误，由于两个科室没有进行制约和合作，科室内部缺少沟通，可能就造成错误信息直接对外公布了。
第二，没有处务会。各高校人事处大概都设有四五个科室，人员也较多，如果没有一个公共会议平台，每个人就很难在自己的工作当中了解清楚学校的政策，很容易出现和教职工沟通交流时给出的信息和学校大政策相违背或不太符合的现象。
第三，出台重要文件的时候缺少内部意见征询，出现政策矛盾的情况。
第四，重要的工作启动和进展过程，没有沟通，造成重复工作。比如说评职称、年度考核这样的工作，可能要求大家在某一个时间段去核对信息，或者对集中的一些信息进行维护的时候，两个科室可能会分别通知，重复性劳动。
与学校职能部门缺少沟通和协调
人事、教务、科研这几个部门都会产生大量信息数据，在不需要交换的时候，大家各自维护各自数据，“老死不相往来”。但当迫切需要别的部门提供一些数据时，却“犹抱琵琶半遮面”，总担心给出的数据是否准确，给的时候也不太顺畅。而拿到数据的部门可能发现必须进行处理才能使用。
另外交换数据时还会出现这样的状况:人事处给其他部门提供人员信息的时候，给的时间节点可能比较早，但是到开始做相关工作时人员信息又发生了变化，比如有新教工报道了、有职工退休了，这些信息没有办法做到及时更新，有滞后的可能。这样也给其他职能部门在做政策公布，或者做一些数据统计分析的时候造成一些误差。
人事处推行重要的制度之前也缺乏与其他职能部门的沟通和会签，所以真正推行某个制度的时候会遇到一些阻力。他们会认为这个项目可能和本部门的一些制度、一些执行流程和工作过程相抵触。另外，与学科建设、人才培养和科学研究等难以形成配套的制度，难以协同推进。
工作人员的开放程度和服务意识不够
人事处的工作责任重大，也是矛盾集中的一个地方，为了避免矛盾，在以往的工作当中可能会出现一些推卸责任的现象。基层可能会遇到这样的情况，简单几句话就能解决的问题，可能因为政策不明确，或者没有一个公开的渠道向大家沟通，结果累积成了大麻烦。
有些教职工愿意去搞明白到底是怎么回事，可能会到人事处来问。人事处谁来问就给谁讲，谁不来问就认为你没有问题。这也是由于人事处工作人员开放程度和服务意识不够造成的问题。
另外，没有公开的业务流程，教职工办手续可能要往返跑。如果我们有人事系统，就可以把积累矛盾的点做成明确的规则，并通过程序处理来执行，这样老师们可以在网上办理业务，结果是公开透明的，会减少很多矛盾的产生。
队伍建设有待充实加强
人事处做培训的时候可能多数考虑师资，即教师的培训，对人事处工作人员的培训和提升考虑比较少。也可能因为人事处日常工作较忙，很难有时间外出参加培训和学习。同时缺少具有专业知识和国际视野的专门人才，可能在各个学校里面这个现象也比较普遍，人事处多数是从别的专业直接过来做管理工作的，懂人力资源、法律知识的专业人士很少。另外，职业技能和信息化的素养培训也比较欠缺。
人力资源处作为高校行政部门的一个重要部门，它承担的每一项业务工作都是和二级单位以及教职工的利益相关的。人事工作效率的高低、服务质量的优劣直接关系到人力资源处在其他部门和教职工心中的认可度。所以，从这个角度，我们需要把人事工作程序化、标准化、自动化。目的就是把人事工作者从冗杂的、繁琐的事务中解放出来，有更多的精力投入到理论思考和战略决策中。在推行人事工作信息化建设时，我们仍面临着一些问题，主要体现在以下三个方面。
第一， 部门内部的信息多元而分散。这个主要体现在人力资源处内部各科室之间的工作分工明确，泾渭分明，导致科室间交流沟通较少，部门内部信息不统一。
第二， 管理手段较落后。没有人事系统之前，人事工作大量数据都是人工录入，顶多用办公软件进行统计，这样既耗时耗力，准确度也没有保障。我们学校有两个校区，校区之间路程比较远，很多工作开展因为面临多校区办公环境，很不方便。比如最简单的考勤工作，以前没有信息系统的时候，都是纸质报送，因为要经过各个学院领导签字、盖章、报送，往返两个校区，工作很不方便。
第三， 各职能部门信息严重不统一。信息管理存在部门化现象，各部门使用数据的时候，都不知道哪个部门的数据是最准确的、最全面的。而且这种信息数据不统一和零共享的现状直接制约着学校实行聘用制改革工作以及校院两级管理改革工作的进度。
教职工基本信息管理
教职工基本信息管理是我们最早建立的、最基础的模块。当时经过统计，涉及到基本信息的页面，总共有100多个字段。当然这包括多年来随着日常工作的需求往里面添加的信息。还有十几个扩展页的信息。
基本信息页面包括基本信息、教职工的岗位职务信息、劳资信息、学历信息。相应的工作扩展页包括了工作、学习、家庭情况、岗位、职称、职务信息；等级、考核信息；奖励、出国、惩处信息。还有就是聘期考核所调用的一些数据信息，都在基本信息的管理模块中体现。
通过这个模块可以实现教职工随时对个人信息进行更新，提交院校两级审核。教职工的信息实现随时更新，保证随时查到的都是最新最准确的信息。
专业技术职务聘任管理
2014年天津实施专业技术职务以聘代评，教委要求每年上报相关报表数据。我们之前用过一个系统来做这件事，但很不好用。于是在2015年提出需求，做了专业技术职务聘任管理的模块。根据教委整套申报表的要求，做出了相应的报表。教职工信息基于现在已经成形的系统里面搜集到的教职工的基本情况，比如老师科研方面的业绩，是从科研系统里面调用的，这类数据就是现成的。像教务这样还没有系统的，我们通过系统导入进来，这样就减少了教职工自己往里面填信息的工作量。老师仅仅需要填一些总结性的信息。整个审核流程也是在这个系统里完成。最终审核通过之后，教职工只需要打印出来去盖章、上报。
我们做了统计，2015年上半年，当时各类的考核数据是36000多，集成同步各类数据55000多，生成了457个报表，为专业技术职务聘任工作的有序开展提供了高效的信息化平台。
聘期考核管理
聘期考核管理不光是人力资源处一个部门的工作，也是全校的工作，主要涉及到人事、科研、教务、研究生院这些部门。学校对专任教师有分值考核要求，如果没有信息化的系统，工作量相当繁重。有系统之前我们统计科研业绩量，需要1个多月的时间，而且准确度没有办法保证。上线这个系统以后，2010年做考核，从开始开放系统到结束工作，只用了不到2周的时间。这里面需要个人填报的基本信息都是从人事系统抓取，科研分值是通过科研系统审核、计算后直接抓取，老师只需要填写一个聘期工作总结。工作效率上大大提高，同时准确性、客观性也得到了保障。
对于建设人事系统的设想，我们坚持以服务为导向，让人事工作更加轻松。主要服务的对象有：校领导、教职工、人事处、二级单位和职能部门。
校领导
给校领导建立一个校长桌面，宏观展示学校的发展现状。他可以通过领导桌面进行学校人才战略计划的目标监控和过程指导，实时掌握学校和各二级单位的人力资源的现状和发展趋势；掌握学校各学院、一级学科、教师个人的学科建设、人才培养、科学研究和社会服务的业绩情况，并获取图表化的统计分析数据；掌握学校整体人力资源的投入和效率，甚至可以查询到每个人的工资状况；还可以进行关键业务的审阅、签批，以及业务抽查，必要时还可以在线会签。
教职工
这是最大的群体，教职工要能够在这个系统当中了解人事政策、与二级学院和人事处实时沟通。其次就是查看和维护个人的资料和成果信息，查看个人工资和社保情况。同时职称评聘、绩效申请、请销假、出国、回国、网上办理入职、退休、离校手续、打印日常报表、开具各种证明也可以在这个系统中完成。
人事处
人事系统要能够统筹规划全校人力资源的管理与服务，全校和二级学院人力资源状况的综合查询、智能分析和决策支持。调配科、师资科、劳资科、档案科、等业务科室的日常管理与服务工作的网上办理、实现科室、二级单位、职能部门之间的数据共享与协同工作，并及时得到业务办理提醒通知和反馈办理结果。可以提供常用的报表、数据统计和上报接口，常用证明和单位信息的打印，并且根据内部的职能分工、需求将相关信息维护，增删改查、导入、导出等。
二级单位
对二级单位而言，它要能够查询、核校和分析本单位的人力资源状况、教职工的基本信息，网上办理与本单位有关的人力资源管理和服务工作，网上提交和发放本单位相关的业绩奖励和人员费。网上办理与本单位相关的基本数据的报表统计、提交和打印业务。网上办理人事处与职能部门对本单位教职工的推荐与审核业务。比如职称评聘在二级单位就需要有一个审核、校验和推荐的过程。
各职能部门
对各职能部门而言，它要能够共享人事部门的基本信息，支撑职能部门的日常工作。而人事处又通过系统获取各个职能部门负责的基本业务的结果信息，支撑校级人力资源管理与工作服务。这是一个相互共享获益的过程。
人事信息化建设还要为各职能部门、人事处提供与人力资源管理和服务相关的网上业务办理接口和模块，为各职能部门提供上级部门要求的与教职工人事信息相关的统计报表。
第一，人事系统从无到有，解决了长期制约人事工作的难题。工作方式改变了，极大的提高了工作效率和工作质量，让人事工作者在面对教职工咨询、质询的时候更有底气。以前大家都有这种感受，有时候因为数据拿不准，别人来问你的时候，你觉得可能是这样，但是如果老师进一步追问，你去翻材料，就感觉自己并没有那么理直气壮。但是有了这个系统，数据准确性有保障，工作就好开展了。
第二，人事系统更加深入了人事工作信息化管理理念。作为系统主要的使用部门，人事资源处每天一上班就登录这个系统。但是这个系统也被普通老师当做自己身边最得力的助手之一，学习经历的提高，老师会通过人事系统去更新学历的信息；评完职称，老师会把职称的信息更新。这个理念逐步深入到每个教职工的心里，也很大程度上推动了人事工作的开展。
第三，人事系统的建设推动了校园数字化建设。人事系统、科研系统是先进行建设并投入使用的，使用效果特别好。随后学工、研究生、教务系统等等也进行了相关项目的开展，所以校园信息化的程度正在逐步提高。
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